Zeiterfassung 2026 — was jetzt schon Pflicht ist und was noch kommt

Kaum ein Thema sorgt im Mittelstand für so viel Verunsicherung wie die Arbeitszeiterfassung. Die einen haben gehört, es gebe eine Pflicht, die anderen warten auf ein Gesetz, das angeblich bald kommt. Beides stimmt — und genau darin liegt das Missverständnis. Es gibt zwei getrennte Ebenen, die in Gesprächen ständig durcheinandergeraten: das, was heute schon gilt, und das, was erst geplant ist. Wer beides auseinanderhält, versteht sofort, was für den eigenen Betrieb jetzt zu tun ist.

Was heute schon gilt: die Pflicht ist längst da

Seit einem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber sind schon nach geltendem Recht verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht hat diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet (§ 3 Absatz 2 Nummer 1), im Licht einer europäischen Richtlinie und eines EuGH-Urteils von 2019. Das Entscheidende für die Praxis: Diese Pflicht gilt jetzt. Sie müssen nicht auf ein neues Gesetz warten, um in der Pflicht zu sein — Sie sind es bereits.

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Und zwar für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße — vom Zwei-Personen-Betrieb bis zum Mittelständler mit zweihundert Mitarbeitern. Zusätzlich gilt weiterhin die schon länger bestehende Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz, Mehrarbeit über acht Stunden am Tag sowie Sonn- und Feiertagsarbeit gesondert aufzuzeichnen.

Papier oder App? Die Form ist derzeit frei

Hier kommt die gute Nachricht für alle, die eine teure Umstellung fürchten: Das Bundesarbeitsgericht schreibt keine bestimmte Form vor. Sie dürfen die Zeiten aktuell auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder elektronisch erfassen. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung besteht heute noch nicht. Auch darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden — verantwortlich dafür, dass sie überhaupt stattfindet, bleiben aber Sie als Arbeitgeber.

In der Praxis stößt die Zettelwirtschaft allerdings schnell an Grenzen. Handschriftliche Stundenzettel gehen verloren, sind schwer auszuwerten und bei einer Prüfung mühsam nachzuweisen. Viele Betriebe stellen deshalb schon freiwillig auf eine digitale Lösung um — nicht, weil sie müssen, sondern weil es den Alltag spürbar erleichtert.

Was noch kommt: das geplante Gesetz

Und jetzt zur zweiten Ebene, die für die meiste Verwirrung sorgt. Ein Gesetz, das die Zeiterfassung genauer regelt, ist seit Jahren in Arbeit. Ein erster Entwurf stammt aus dem Frühjahr 2023, wurde aber nie verabschiedet. Im Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen neuen Referentenentwurf vorgelegt. Wichtig zu wissen: Dieser Entwurf ist Stand Juli 2026 noch nicht in Kraft. Er ist weder vom Kabinett beschlossen noch vom Bundestag verabschiedet, und es gibt kein festes Datum, ab dem er gilt. Was Sie also über verpflichtende Stempeluhren und knappe Fristen lesen, ist bislang Planung, nicht geltendes Recht.

Nach dem aktuellen Entwurf soll die Erfassung künftig grundsätzlich elektronisch erfolgen — mit welchem System, bleibt Ihnen überlassen. Die Zeiten sollen am Tag der Arbeitsleistung festgehalten werden, per Tarifvertrag wäre ein Spielraum von bis zu sieben Tagen möglich. Für die Umstellung auf elektronische Erfassung sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, die sich nach der Betriebsgröße richten:

• Große Betriebe ab etwa 250 Beschäftigten hätten rund ein Jahr Zeit.
• Betriebe unter 250 Beschäftigten etwa zwei Jahre.
• Kleinere Betriebe unter 50 Beschäftigten rund fünf Jahre.
• Kleinstbetriebe bis 10 Beschäftigte und Privathaushalte sollen von der Pflicht zur elektronischen Erfassung dauerhaft ausgenommen bleiben — die grundsätzliche Erfassungspflicht bliebe aber bestehen.

Diese Staffelung wird in verschiedenen Quellen leicht unterschiedlich wiedergegeben und kann sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Als grobe Orientierung ist sie hilfreich — verlassen sollten Sie sich auf die genauen Zahlen erst, wenn das Gesetz tatsächlich beschlossen ist.

Und die Vertrauensarbeitszeit?

Ein häufiges Missverständnis: Viele glauben, die Erfassungspflicht sei das Ende der Vertrauensarbeitszeit. Das stimmt so nicht. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig — jetzt und nach dem geplanten Gesetz. Nur entbindet sie eben nicht von der Dokumentation. In der Praxis heißt das meist: Ihre Beschäftigten zeichnen ihre Zeiten selbst auf. Ganz ohne jede Dokumentation funktioniert Vertrauensarbeitszeit allerdings nicht mehr.

Was passiert bei Verstößen?

Wer die Aufzeichnungspflichten missachtet, riskiert nach dem Arbeitszeitgesetz ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Zusätzlich kann die zuständige Behörde anordnen, ein Erfassungssystem einzuführen — wird eine solche Anordnung ignoriert, wird es schnell teuer. Unabhängig vom Bußgeldrisiko gilt: Eine saubere Zeiterfassung schützt auch Sie als Betrieb, etwa wenn es zu Streit über geleistete Stunden oder Überstunden kommt.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Fassen wir zusammen: Erfassen müssen Sie schon heute — daran führt kein Weg vorbei. Die Form ist derzeit frei, Papier ist erlaubt. Die verpflichtende elektronische Erfassung mit festen Fristen ist geplant, aber noch nicht in Kraft. Der pragmatische Weg ist deshalb, jetzt eine verlässliche Lösung einzuführen, die den heutigen Anforderungen genügt und gleichzeitig bereit ist für das, was kommt. Wer heute schon digital erfasst, muss später nichts überstürzt umstellen.

Genau hier setzt ARGONAUT OS an. Die Zeiterfassung ist kein isoliertes Zusatzprogramm, sondern Teil eines Systems: Erfasste Zeiten fließen direkt in die Projekt- und Auftragsübersicht und stehen für die Abrechnung bereit — ohne Abtippen, ohne Medienbruch, DSGVO-konform auf EU-Servern. So erfüllen Sie die Pflicht von heute und sind für die Regeln von morgen gerüstet. Schauen Sie sich in einer unverbindlichen Demo an, wie einfach das im Alltag aussieht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine, sorgfältig recherchierte Information und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Maßgeblich ist immer Ihr konkreter Einzelfall — im Zweifel klären Sie ihn mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Anwalt. Rechtsstand: Juli 2026.

Ein System statt zwölf — sehen Sie es live.